Дата последнего обновления: 11 июля 2026 г. · Редакция 1.0

Политика в отношении обработки персональных данных в ООО «Умная Кнопка»

Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных в ООО «Умная Кнопка» и разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) составлена в соответствии с п. 2 ст. 18.1 Федерального закона РФ «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года и действует в отношении всех персональных данных, обрабатываемых в ООО «Умная Кнопка» (далее – Оператор).

1.2. Целью разработки настоящей Политики является определение категорий персональных данных, обрабатываемых Оператором, а также основных принципов, которыми Оператор руководствуется при обработке персональных данных.

1.3. Положения настоящей Политики являются обязательными для исполнения всеми работниками Оператора.

1.4. Для вступления третьих лиц в отношения с Оператором, связанные с обработкой персональных данных, третьи лица обязаны принять условия настоящей Политики, касающиеся взаимодействия Оператора и третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

1.5. В настоящей Политике используются следующие понятия:

персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному, или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор персональных данных (оператор) – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение.
автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
конфиденциальность персональных данных – обязанность Оператора и иных лиц, получивших доступ к персональным данным, не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

1.6. Субъекты персональных данных или их законные представители имеют право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);
осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные субъекта, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
требовать исключения или исправления неверных, или неполных персональных данных, а также данных, обработка которых ведется с нарушением законодательства;
при отказе Оператора или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные субъекта – заявить в письменной форме о своем несогласии, представив соответствующее обоснование;
требовать от Оператора или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;
обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие Оператора, или уполномоченного им лица, осуществляемые при обработке и защите персональных данных субъекта.

1.7. Субъекты персональных данных или их законные представители, обязаны:

предоставлять Оператору персональные данные, соответствующие действительности;
своевременно уведомлять Оператора обо всех изменениях персональных данных.

1.8. Оператор имеет право осуществлять обработку персональных данных при условии наличия законных оснований, соответствия процессов обработки заявленным целям обработки и требованиям законодательства Российской Федерации, положениям настоящей Политики и иных локальных актов Оператора.

1.9. Оператор обязан:

за свой счет обеспечить защиту персональных данных от неправомерного их использования или утраты в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить отказ
обеспечить субъекту свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством;
по требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;по требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки;
вести Журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором должны фиксироваться запросы субъектов персональных данных на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам;
уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных. Исключение составляют следующие случаи:
- субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных Оператором;
- персональные данные получены Оператором на основании Федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;
- персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных или получены из общедоступного источника;
- оператор осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, для осуществления профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
- предоставление субъекту персональных данных сведений, содержащихся в уведомлении об обработке персональных данных, нарушает права и законные интересы третьих лиц.
в случае достижения цели обработки персональных данных незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены 8 уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган;
в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Оператором и субъектом персональных данных;
предоставлять персональные данные субъекта только уполномоченным лицам и только в той части, которая необходима им для выполнения их трудовых обязанностей в соответствии с настоящим Положением и законодательством Российской Федерации.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Для каждой категории персональных данных Оператором определены и утверждены конкретные цели обработки. Обработка персональных данных, несовместимая с утвержденными целями, не допускается.

2.2. Оператор производит обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения договорных обязательств (исполнения соглашений и договоров с субъектом Оператора, исполнения обязательств перед контрагентом и работниками), ведения общехозяйственной деятельности Оператора, а также в целях исполнения требований законодательства Российской Федерации.

2.3. Целями обработки персональных данных Оператором являются:

осуществление документооборота Оператора;
заключение договоров с контрагентами;
поиск кандидатов на должность;
взаимодействие между работниками Оператора;
выполнение обязательств по трудовому договору;
взаимодействие с агентами /контрагентами Оператора;
управление взаимоотношениями с Лицензиатами;
выполнение условий Договоров-оферты и двухсторонних договоров с Лицензиатами и контрагентами Оператора;
выполнение условий агентских договоров;
бухгалтерский учет
кадровое делопроизводство;
начисление заработной платы и иных выплат;
ведение бухгалтерского и налогового учета
подготовка отчетности;
публикация информации об Операторе;
использование программного обеспечения Оператора
осуществление информационных и рекламных рассылок.

2.4. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по окончании срока хранения, достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством.

3. Правовые основания обработки персональных данных

3.1. Оператор осуществляет обработку персональных данных руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», ст. 8, 11, 15 Федерального закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, Федеральным законом от 08 августа 2001 г. Законом Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей", ст. 85, 86, 87, 88, 89, 90 Трудового кодекса Российской Федерации, гл. 28 Гражданского кодекса Российской Федерации, ст. 84 Налогового кодекса Российской Федерации, Уставом общества с ограниченной ответственностью «Умная Кнопка».

3.2. Обработка персональных данных работников организаций, являющихся Лицензиатами или контрагентами Оператора, приравненных к ним лиц осуществляется на основании договоров оказания услуг, доверенностей на осуществление полномочий и поручений на обработку персональных данных

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данны

4.1. Оператором обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

физические лица, имеющие отношения с Оператором, связанные с заключением, исполнением или прекращением трудового договора между Оператором и такими физическими лицами;
физические лица, работники Лицензиата Оператора;
физические лица, Лицензиат Оператора;
физические лица, работники контрагентов Оператора;
физические лица, контрагенты Оператор
физические лица, родственники работников Оператора.

4.2. Персональные данные физические лица, имеющие отношения с Оператором, связанные с заключением, исполнением или прекращением трудового договора между Оператором и такими физическими лицами, включают в себя следующие сведения:

Должность;
Ф.И.О. (в том числе и прежние Ф.И.О)
ИНН;
СНИЛС;
Пол;
Адрес постоянной регистрации;
Адрес временной регистрации;
Адрес фактического проживания;
Телефон домашний;
Телефон мобильный;
Срок временной регистрации;
Номер основного документа;
Паспортные данные (дата выдачи, кем выдан, код подразделения);
Состояние в браке;
Отношение к воинской обязанности (пометка в ВБ)
Служба в армии;
Сведения о родственниках (Ф.И.О., год рождения);
Сведения о наличии загранпаспорта;
Сведения о предоставленных социальных льготах;
Сведения об образовании (наименование учебного заведения, факультет, отделение, год поступления/окончания, средний бал, специальность, квалификация, ученая степень, форма обучения)
Сведения о владении иностранными языками;
Сведения о профессиональном опыте (период работы, сфера деятельности, занимаемая должность, уровень заработной платы, сведения об организациях);
Сведения о трудовой деятельности
Сведения о заработной плате;
Сведения о стаже.

4.3. Персональные данные физических лиц, работников Лицензиата Оператора и Лицензиатов Оператора:

Ф.И.О.;
Адрес электронной почты;
Номер телефона;
Должность;
Место работы.

4.4. Персональные данные работников контрагентов Оператора и контрагентов Оператора включают в себя:

Ф.И.О.;
Адрес электронной почты;
Номер телефона;
Должность;
Место работы

4.5. Персональные данные родственников работников Оператора:

Фамилия, имя, отчество;
Дата рождения;

4.6. При использовании сайта Оператора (smartbtn.ru) и оказании услуг посредством программного обеспечения «Умная Кнопка» Оператор обрабатывает персональные данные пользователей сайта и Лицензиатов в следующем объёме:

адрес электронной почты;
пароль (в зашифрованном виде);
номер телефона;
файлы cookie и сведения о посещении (IP-адрес, данные о браузере и устройстве, источник перехода) — обрабатываются в целях, указанных в разделе 10 и в Политике использования файлов cookie;
содержание обращений и сообщений, направленных через виджет и формы обратной связи.

Указанные данные обрабатываются в целях регистрации и авторизации пользователя, оказания клиентской поддержки, исполнения Лицензионного договора-оферты, обеспечения работоспособности и безопасности сайта, а также в целях веб-аналитики. Правовым основанием такой обработки являются согласие субъекта персональных данных и исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных (ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ).

5. Порядок и условия обработки персональных данных

5.1. Все персональные данные Оператор получает непосредственно от субъекта персональных данных, от его представителя либо от лица, поручившего Оператору обработку персональных данных, а также от иных третьих лиц, при условии обеспечения третьим лицом законности передачи персональных данных Оператору и/или если получение персональных данных Оператором предусмотрено законодательством.

5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. Согласие, может быть, выражено в различных формах, позволяющих подтвердить факт его получения, в том числе в конклюдентных действиях, в письменном виде в форме отдельного документа, либо в составе какого-либо документа, подписываемого субъектом. Согласие может быть дано представителем субъекта, при предоставлении им доказательств своих полномочий.

5.3. Согласие на обработку персональных данных, может быть, отозвано субъектом персональных данных. В случаях, предусмотренных законодательством, обработка персональных данных может быть продолжена даже после отзыва субъектом согласия на обработку.

5.4. При принятии решений, затрагивающих интересы субъекта, Оператор никогда не основывается на персональных данных субъекта, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

5.5. Персональные данные не используются в целях причинения имущественного и/или морального вреда гражданам, затруднения реализации прав и свобод граждан Российской Федерации

5.6. Доступ к персональным данным имеют работники Оператора, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими должностных обязанностей.

5.7. Передача персональных данных работника Оператора третьим лицам, осуществляется только с письменного согласия субъекта, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

5.8. Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

5.9. Оператор вправе создавать общедоступные источники персональных данных, в которые могут включаться персональные данные субъекта персональных данных с его письменного согласия.

5.10. В случае необходимости передачи Оператором персональных данных третьим лицам, она осуществляется только после подписания между Оператором и третьей стороной соглашения о неразглашении конфиденциальной информации, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

5.11. Обработка персональных данных осуществляется как использованием средств вычислительной техники, так и без использования таковых средств.

5.12. Сроки обработки персональных данных Оператором в общем случае определяются в соответствии со сроками, установленными Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; сроком действия соответствующего договора; сроками, оговоренными в поручении на обработку персональных данных; сроками действия документов, установленными приказом Росархива от 06.10.2000 «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; сроком исковой давности; сроком действия согласия, данного субъектом персональных данных на их обработку; а также иными требованиями законодательства Российской Федерации.

5.13. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, обособляются от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5.14. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных используется отдельный материальный носитель.

5.15. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации, должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

5.16. При использовании типовых форм документов, заполняемых субъектом персональных данных собственноручно, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), соблюдаются следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию имя, отчество и адрес субъекта
персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

5.17. Персональные данные подлежат уничтожению по достижении целей обработки, в случае утраты необходимости в их достижении, по истечении срока хранения, при выявлении факта неправомерной обработки либо по требованию лица, поручившего обработку персональных данных в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, либо получения отзыва на их обработку. Уничтожение осуществляется в присутствии комиссии. По итогам составляется акт об уничтожении.

5.18. Для достижения целей обработки Оператор вправе поручать обработку персональных данных третьим лицам (обработчикам) на основании заключённых с ними договоров, содержащих условие о соблюдении конфиденциальности и требований законодательства о персональных данных. К таким лицам, в частности, относятся:

хостинг-провайдер, обеспечивающий размещение и функционирование сайта и серверной инфраструктуры Оператора;
ООО «ЯНДЕКС» — сервис веб-аналитики «Яндекс.Метрика»;
Google LLC — сервис веб-аналитики Google Analytics;
платёжный провайдер, обеспечивающий приём платежей за услуги Оператора.

Обработчики действуют по поручению Оператора и не вправе использовать персональные данные в собственных целях. Перечень обработчиков может изменяться; актуальная информация предоставляется по запросу субъекта персональных данных.

5.19. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются Оператором с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации, в соответствии с ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

6. Защита персональных данных

6.1. Оператор обеспечивает защиту персональных данных субъекта от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

6.2. Оператор обеспечивает защиту персональных данных субъекта от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

6.3. Все меры защиты при сборе, обработке, хранении и передаче персональных данных субъекта распространяются как на бумажные, так и на машинные носители информации.

7. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных

7.1. Оператор имеет право внести, дополнить, изменить, блокировать или удалить персональные данные в соответствии с Федеральным законодательством Российской Федерации.

7.2. По запросу субъекта персональных данных Оператор обязан:

предоставить сведения о наличии у оператора персональных данных субъекта;
предоставить возможность ознакомления с персональными данными субъекта (исключение ФЗ-152 статья 14 часть 5);
уточнить недостоверные или изменившиеся персональные данные;
блокировать или уничтожить персональные данные в случае, если они являются незаконно полученными, не являются необходимыми для заявленной цели обработки или отозвано согласие субъекта.

7.3. Запрос субъекта персональных данных или его представителя должен быть отправлен Оператору в бумажном виде и содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его законного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, и собственноручную подпись субъекта персональных данных или его представителя. Типовая форма запроса субъекта персональных данных представлена в Приложении 1 к настоящей Политике. Типовая форма запроса представителя субъекта персональных данных представлена в Приложении 2 к настоящей Политике.

7.4. Запрос может быть направлен в электронной форме и подписан электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации на электронную почту.

7.5. При поступлении запроса обращения субъектов персональных данных и их представителей, уполномоченных органов, ответственный работник Оператора регистрирует такой запрос в соответствующих журналах регистрации обращений.

7.6. Ответ, либо мотивированный отказ, будет отправлен Оператором в течение 10 дней с даты получения запроса от субъекта персональных данных или от его представителя. Ответ содержит конкретную и исчерпывающую информацию, касающуюся сути вопроса.

7.7. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных, а также обжаловать действия или бездействие Оператора в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных — Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) — либо в судебном порядке.

8. Изменение Политики

8.1. Оператор имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления редакции. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Оператора, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.

8.2. Действующая редакция хранится в месте нахождения исполнительного органа Оператора по адресу: г. Казань, ул.Сабан д.1 кв.43, электронная версия Политики – на сайте Оператора по адресу: https://smartbtn.ru/policy

8.3. К настоящей Политике и отношениям между субъектами персональных данных и Оператором подлежит применению право Российской Федерации.

9. Обратная связь

9.1. Адрес электронной почты: info@smartbtn.ru

9.2. Почтовый адрес: 420033, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Сабан, д.1, кв.43

10. Обработка файлов cookie и веб-аналитика

10.1. При посещении сайта Оператора используются файлы cookie и системы веб-аналитики (Яндекс.Метрика, Google Analytics). Файлы cookie, содержащие IP-адрес или иные идентификаторы, могут относиться к персональным данным и обрабатываются в соответствии с настоящей Политикой.

10.2. Аналитические и иные не являющиеся строго необходимыми файлы cookie устанавливаются только после получения согласия пользователя, выраженного в конклюдентной форме через баннер согласия на использование cookie. Пользователь может отозвать согласие или изменить его в настройках своего браузера.

10.3. Подробная информация о категориях используемых файлов cookie, целях и сроках их обработки, третьих сторонах, а также о порядке управления файлами cookie содержится в отдельной Политике использования файлов cookie.

Реквизиты оператора

Оператор: ООО «Умная Кнопка»
Адрес: 420033, Республика Татарстан, г. Казань, ул. Сабан, д. 1, кв. 43
ИНН / TIN: 1658215494
ОГРН: 1191690011402
Генеральный директор: Латыпова Алина Рафаэлевна
Эл. почта: info@smartbtn.ru

Last updated: July 11, 2026 · Version 1.0

Personal Data Processing Policy of OOO «Umnaya Knopka» (LLC)

This Policy defines how OOO «Umnaya Knopka» (the Operator) processes and protects personal data. It is drawn up in accordance with Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data”.

1. General provisions

1.1. This Personal Data Processing Policy (the “Policy”) is drawn up in accordance with clause 2 of Article 18.1 of Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data” and applies to all personal data processed by OOO «Umnaya Knopka» (the “Operator”).

1.2. The purpose of this Policy is to define the categories of personal data processed by the Operator, as well as the core principles that the Operator follows when processing personal data.

1.3. The provisions of this Policy are mandatory for all employees of the Operator.

1.4. In order for third parties to enter into relations with the Operator involving the processing of personal data, such third parties must accept the terms of this Policy governing the interaction between the Operator and third parties, except in the cases provided for by law.

1.5. The following terms are used in this Policy:

personal data — any information relating, directly or indirectly, to a defined or definable natural person (the data subject);
personal data operator (operator) — a state body, municipal body, legal entity or natural person that, alone or jointly with others, organises and/or carries out the processing of personal data and determines the purposes of processing, the composition of the personal data to be processed, and the actions (operations) performed with personal data;
processing of personal data — any action (operation) or set of actions (operations) performed on personal data with or without the use of automation tools, including:
- collection;
- recording;
- systematisation;
- accumulation;
- storage;
- clarification (updating, modification);
- extraction;
- use;
- transfer (dissemination, provision, access);
- depersonalisation;
- blocking;
- deletion;
- destruction.
automated processing of personal data — processing of personal data by means of computer technology;
dissemination of personal data — actions aimed at disclosing personal data to an indefinite range of persons;
provision of personal data — actions aimed at disclosing personal data to a specific person or a specific range of persons;
blocking of personal data — temporary suspension of the processing of personal data (except where processing is necessary to clarify the personal data);
destruction of personal data — actions that make it impossible to restore the content of personal data in the personal data information system and/or that result in the destruction of the physical media of the personal data;
depersonalisation of personal data — actions that make it impossible, without the use of additional information, to attribute personal data to a specific data subject;
personal data information system — a set of personal data contained in databases together with the information technologies and technical means that ensure their processing;
cross-border transfer of personal data — transfer of personal data to the territory of a foreign state, to a foreign state authority, a foreign natural person or a foreign legal entity;
confidentiality of personal data — the obligation of the Operator and other persons who have gained access to personal data not to disclose them to third parties and not to disseminate personal data without the consent of the data subject, unless otherwise provided by federal law.

1.6. Data subjects or their legal representatives have the right to:

receive full information about their personal data and the processing of such data (including automated processing);
have free access to their personal data, including the right to obtain copies of any record containing the subject’s personal data, except in the cases provided for by federal law;
demand the exclusion or correction of incorrect or incomplete personal data, as well as data processed in violation of the law;
if the Operator or a person authorised by it refuses to exclude or correct the subject’s personal data, submit a written statement of disagreement with the appropriate justification;
demand that the Operator or a person authorised by it notify all persons to whom the subject’s incorrect or incomplete personal data were previously communicated of all changes or exclusions made to them;
appeal in court against any unlawful actions or omissions of the Operator or a person authorised by it in the course of processing and protecting the subject’s personal data.

1.7. Data subjects or their legal representatives are obliged to:

provide the Operator with personal data that are accurate and true;
promptly notify the Operator of any changes to their personal data.

1.8. The Operator has the right to process personal data provided that there are lawful grounds for doing so, that the processing is consistent with the declared purposes and the requirements of the legislation of the Russian Federation, the provisions of this Policy and the Operator’s other internal regulations.

1.9. The Operator is obliged to:

at its own expense, protect personal data against unlawful use or loss in the manner established by the legislation of the Russian Federation;
provide the data subject, upon request, with information concerning the processing of their personal data, or lawfully refuse to do so;
provide the subject with free access to their personal data, including the right to obtain copies of any record containing their personal data, except in the cases provided for by law;
at the request of the data subject, clarify, block or delete the personal data being processed if such data are incomplete, outdated, inaccurate, unlawfully obtained or are not necessary for the declared purpose of processing;
maintain a Register of data subjects’ requests, recording data subjects’ requests to obtain personal data and the facts of providing personal data in response to such requests;
notify the data subject of the processing of personal data where the personal data were obtained not from the data subject. The following cases are exceptions:
- the data subject has been notified of the processing of their personal data by the Operator;
- the personal data were obtained by the Operator on the basis of a Federal Law or in connection with the performance of a contract to which the data subject is a party, beneficiary or guarantor;
- the personal data were made publicly available by the data subject or obtained from a publicly available source;
- the operator processes personal data for statistical or other research purposes, for the professional activity of a journalist, or for scientific, literary or other creative activity, provided that the rights and legitimate interests of the data subject are not violated;
- providing the data subject with the information contained in the notice of personal data processing would violate the rights and legitimate interests of third parties.
upon achievement of the purpose of processing, immediately cease processing the personal data and destroy the relevant personal data within a period not exceeding thirty days from the date of achieving the purpose of processing, unless otherwise provided by federal laws, and notify the data subject or their legal representative of this and, where the request was submitted by the authorised body for the protection of the rights of data subjects, also that body;
if the data subject withdraws consent to the processing of their personal data, cease processing the personal data and destroy the personal data within a period not exceeding thirty days from the date of receipt of such withdrawal, unless otherwise provided by an agreement between the Operator and the data subject;
provide the subject’s personal data only to authorised persons and only to the extent necessary for them to perform their duties in accordance with these provisions and the legislation of the Russian Federation.

2. Purposes of personal data processing

2.1. For each category of personal data, the Operator has defined and approved specific purposes of processing. Processing of personal data that is incompatible with the approved purposes is not permitted.

2.2. The Operator processes only such personal data as are necessary for the performance of contractual obligations (performance of agreements and contracts with the Operator’s counterparties, fulfilment of obligations to counterparties and employees), for conducting the Operator’s general business activities, and for the purpose of complying with the requirements of the legislation of the Russian Federation.

2.3. The purposes of the Operator’s processing of personal data are:

maintaining the Operator’s document flow;
concluding contracts with counterparties;
searching for job candidates;
interaction between the Operator’s employees;
fulfilment of obligations under employment contracts;
interaction with the Operator’s agents/counterparties;
managing relationships with Licensees;
fulfilling the terms of offer agreements and bilateral contracts with the Operator’s Licensees and counterparties;
fulfilling the terms of agency agreements;
accounting;
HR administration;
calculation of wages and other payments;
maintaining accounting and tax records;
preparing reports;
publishing information about the Operator;
use of the Operator’s software;
carrying out informational and promotional mailings.

2.4. Processed personal data are subject to destruction or depersonalisation upon expiry of the storage period, achievement of the purposes of processing, or loss of the need to achieve those purposes, unless otherwise provided by law.

3. Legal grounds for the processing of personal data

3.1. The Operator processes personal data in accordance with the Constitution of the Russian Federation, Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data”, Articles 8, 11 and 15 of Federal Law No. 27-FZ of 1 April 1996 “On Individual (Personalised) Accounting in the Mandatory Pension Insurance System”, Resolution of the State Statistics Committee of the Russian Federation No. 1 of 5 January 2004 “On the Approval of Unified Forms of Primary Accounting Documentation for Recording Labour and Its Payment”, the Federal Law of 8 August 2001, the Law of the Russian Federation No. 2300-1 of 7 February 1992 “On the Protection of Consumer Rights”, Articles 85, 86, 87, 88, 89 and 90 of the Labour Code of the Russian Federation, Chapter 28 of the Civil Code of the Russian Federation, Article 84 of the Tax Code of the Russian Federation, and the Charter of the limited liability company «Umnaya Knopka».

3.2. The processing of personal data of employees of organisations that are Licensees or counterparties of the Operator, and of persons equivalent to them, is carried out on the basis of service agreements, powers of attorney authorising the exercise of powers, and instructions for the processing of personal data.

4. Scope and categories of personal data processed; categories of data subjects

4.1. The Operator processes the personal data of the following categories of data subjects:

natural persons who have relations with the Operator connected with the conclusion, performance or termination of an employment contract between the Operator and such natural persons;
natural persons who are employees of the Operator’s Licensee;
natural persons who are Licensees of the Operator;
natural persons who are employees of the Operator’s counterparties;
natural persons who are counterparties of the Operator;
natural persons who are relatives of the Operator’s employees.

4.2. The personal data of natural persons who have relations with the Operator connected with the conclusion, performance or termination of an employment contract between the Operator and such natural persons include the following information:

Position;
Full name (including former full names);
TIN (INN);
SNILS (insurance number);
Sex;
Permanent registration address;
Temporary registration address;
Actual place of residence;
Home phone;
Mobile phone;
Period of temporary registration;
Number of the principal identity document;
Passport data (date of issue, issuing authority, department code);
Marital status;
Military service obligation status (military registration note);
Military service;
Information about relatives (full name, year of birth);
Information about a foreign travel passport;
Information about social benefits granted;
Education details (name of the educational institution, faculty, department, year of admission/graduation, average grade, specialty, qualification, academic degree, form of study);
Foreign language proficiency;
Professional experience (period of employment, field of activity, position held, salary level, information about organisations);
Employment history;
Salary information;
Length of service.

4.3. Personal data of natural persons who are employees of the Operator’s Licensee and of the Operator’s Licensees:

Full name;
Email address;
Phone number;
Position;
Place of work.

4.4. Personal data of employees of the Operator’s counterparties and of the Operator’s counterparties include:

Full name;
Email address;
Phone number;
Position;
Place of work.

4.5. Personal data of relatives of the Operator’s employees:

Surname, first name, patronymic;
Date of birth.

4.6. When using the Operator’s website (smartbtn.ru) and providing services through the «Umnaya Knopka» software, the Operator processes the personal data of website users and Licensees in the following scope:

email address;
password (in encrypted form);
phone number;
cookies and visit data (IP address, browser and device data, referral source) — processed for the purposes set out in Section 10 and in the Cookie Policy;
the content of enquiries and messages sent via the widget and feedback forms.

These data are processed for the purposes of user registration and authorisation, providing customer support, performing the License Agreement (Offer), ensuring the operability and security of the website, and for web analytics. The legal grounds for such processing are the data subject’s consent and the performance of a contract to which the data subject is a party (Article 6 of Federal Law No. 152-FZ).

5. Procedure and conditions for processing personal data

5.1. The Operator obtains all personal data directly from the data subject, from their representative, from the person who instructed the Operator to process the personal data, or from other third parties, provided that the third party ensures the lawfulness of transferring the personal data to the Operator and/or that the Operator’s receipt of the personal data is provided for by law.

5.2. Personal data are processed with the consent of the data subject, except in the cases provided for by law. Consent may be expressed in various forms that make it possible to confirm the fact of its being given, including implied actions, in writing as a separate document, or as part of a document signed by the subject. Consent may be given by the subject’s representative upon presentation of evidence of their authority.

5.3. Consent to the processing of personal data may be withdrawn by the data subject. In the cases provided for by law, processing of personal data may continue even after the subject withdraws consent to processing.

5.4. When making decisions affecting the interests of the subject, the Operator never bases them solely on personal data obtained exclusively through automated processing or electronic receipt.

5.5. Personal data are not used for the purpose of causing property and/or moral harm to citizens or of impeding the exercise of the rights and freedoms of citizens of the Russian Federation.

5.6. Access to personal data is granted to those employees of the Operator who need the personal data in connection with the performance of their duties.

5.7. The transfer of an employee’s personal data to third parties is carried out only with the written consent of the subject, except in the cases provided for by law.

5.8. The Operator has the right to transfer personal data to bodies of inquiry and investigation and to other authorised bodies on the grounds provided for by the current legislation of the Russian Federation.

5.9. The Operator has the right to create publicly available sources of personal data, which may include the personal data of a data subject with their written consent.

5.10. Where the Operator needs to transfer personal data to third parties, this is carried out only after a confidentiality (non-disclosure) agreement has been signed between the Operator and the third party, except in the cases provided for by law.

5.11. Personal data are processed both with and without the use of computer technology.

5.12. The periods for the Operator’s processing of personal data are generally determined in accordance with the periods established by Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data”; the term of the relevant contract; the periods stipulated in the instruction to process personal data; the retention periods for documents established by the Order of Rosarkhiv of 6 October 2000 “List of Standard Administrative Documents Generated in the Activities of Organisations, Indicating Retention Periods”, the Order of the Ministry of Culture of the Russian Federation No. 558 of 25 August 2010 “On the Approval of the List of Standard Administrative Archival Documents Generated in the Activities of State Bodies, Local Self-Government Bodies and Organisations, Indicating Retention Periods”; the limitation period; the term of the consent given by the data subject to the processing of their data; and other requirements of the legislation of the Russian Federation.

5.13. Personal data processed without the use of automation tools are kept separate from other information, in particular by recording them on separate physical media of personal data (the “physical media”), in special sections, or in the fields of forms.

5.14. When recording personal data on physical media, it is not permitted to record on a single physical medium personal data whose processing purposes are knowingly incompatible. For the processing of different categories of personal data carried out without the use of automation tools, a separate physical medium is used for each category of personal data.

5.15. Persons processing personal data without the use of automation tools must be informed of the fact that they are processing personal data processed by the operator without the use of automation tools, of the categories of personal data being processed, and of the specifics and rules of such processing.

5.16. When using standard document forms filled in by the data subject by hand, the nature of the information in which presupposes or allows the inclusion of personal data (the “standard form”), the following conditions are observed:

the standard form or related documents (instructions for completing it, cards, registers and journals) must contain information about the purpose of processing personal data carried out without the use of automation tools, the name and address of the operator, and the surname, first name, patronymic and address of the subject;
the source of the personal data, the periods of processing of the personal data, the list of actions with the personal data that will be carried out in the course of their processing, and a general description of the methods of processing personal data used by the operator;
the standard form must provide a field in which the data subject may mark their consent to the processing of personal data carried out without the use of automation tools — where written consent to the processing of personal data needs to be obtained;
the standard form must be drawn up in such a way that each of the data subjects contained in the document is able to review their own personal data contained in the document without violating the rights and legitimate interests of other data subjects;
the standard form must preclude the combining of fields intended for entering personal data whose processing purposes are knowingly incompatible.

5.17. Personal data are subject to destruction upon achievement of the purposes of processing, in the event of loss of the need to achieve them, upon expiry of the storage period, upon detection of unlawful processing, or at the request of the person who instructed the processing of the personal data, within a period not exceeding thirty days from the date of achieving the purpose of processing or of receiving a withdrawal of consent to processing. Destruction is carried out in the presence of a commission. A destruction certificate is drawn up as a result.

5.18. To achieve the purposes of processing, the Operator has the right to entrust the processing of personal data to third parties (processors) on the basis of contracts concluded with them that contain a condition on maintaining confidentiality and complying with personal data legislation. Such persons include, in particular:

the hosting provider that ensures the placement and operation of the Operator’s website and server infrastructure;
OOO «YANDEX» — the “Yandex.Metrica” web analytics service;
Google LLC — the Google Analytics web analytics service;
the payment provider that ensures the acceptance of payments for the Operator’s services.

Processors act on the Operator’s instructions and may not use personal data for their own purposes. The list of processors may change; up-to-date information is provided at the data subject’s request.

5.19. The recording, systematisation, accumulation, storage, clarification (updating, modification) and extraction of the personal data of citizens of the Russian Federation are carried out by the Operator using databases located within the territory of the Russian Federation, in accordance with part 5 of Article 18 of Federal Law No. 152-FZ of 27 July 2006 “On Personal Data”.

6. Protection of personal data

6.1. The Operator ensures the protection of the subject’s personal data against unlawful or accidental access, destruction, modification, blocking, copying, dissemination of personal data, and other unlawful actions.

6.2. The Operator ensures the protection of the subject’s personal data against unlawful or accidental access, destruction, modification, blocking, copying, dissemination of personal data, and other unlawful actions.

6.3. All protection measures during the collection, processing, storage and transfer of the subject’s personal data apply to both paper and machine media.

7. Updating, correcting, deleting and destroying personal data

7.1. The Operator has the right to enter, supplement, modify, block or delete personal data in accordance with the federal legislation of the Russian Federation.

7.2. At the request of the data subject, the Operator is obliged to:

provide information on whether the operator holds the subject’s personal data;
provide an opportunity to review the subject’s personal data (except as provided by Article 14, part 5 of Federal Law No. 152-FZ);
clarify inaccurate or changed personal data;
block or destroy personal data if they have been unlawfully obtained, are not necessary for the declared purpose of processing, or the subject’s consent has been withdrawn.

7.3. A request from the data subject or their representative must be sent to the Operator in paper form and contain the number of the principal identity document of the data subject or their legal representative, information about the date of issue of that document and the issuing authority, and the handwritten signature of the data subject or their representative. The standard form of the data subject’s request is set out in Appendix 1 to this Policy. The standard form of the request of the data subject’s representative is set out in Appendix 2 to this Policy.

7.4. A request may be sent electronically and signed with an electronic digital signature in accordance with the legislation of the Russian Federation to the email address.

7.5. Upon receipt of a request from data subjects and their representatives or from authorised bodies, the responsible employee of the Operator registers such a request in the relevant request registration journals.

7.6. A response, or a reasoned refusal, will be sent by the Operator within 10 days from the date of receipt of the request from the data subject or their representative. The response contains specific and exhaustive information concerning the substance of the matter.

7.7. The data subject has the right to withdraw consent to the processing of personal data and to appeal against the actions or omissions of the Operator to the authorised body for the protection of the rights of data subjects — the Federal Service for Supervision of Communications, Information Technology and Mass Media (Roskomnadzor) — or in court.

8. Amendments to the Policy

8.1. The Operator has the right to make changes to this Policy. When changes are made, the date of the last update of the version is indicated in the heading of the Policy. The new version of the Policy comes into force from the moment it is posted on the Operator’s website, unless otherwise provided by the new version of the Policy.

8.2. The current version is kept at the location of the Operator’s executive body at the address: Kazan, Saban St. 1-43; the electronic version of the Policy is on the Operator’s website at: https://smartbtn.ru/policy

8.3. The law of the Russian Federation applies to this Policy and to the relations between data subjects and the Operator.

9. Contact

9.1. Email address: info@smartbtn.ru

9.2. Postal address: 420033, Republic of Tatarstan, Kazan, Saban St., 1-43

10. Cookies and web analytics

10.1. When visiting the Operator’s website, cookies and web analytics systems (Yandex.Metrica, Google Analytics) are used. Cookies containing an IP address or other identifiers may constitute personal data and are processed in accordance with this Policy.

10.2. Analytics cookies and other cookies that are not strictly necessary are set only after the user’s consent has been obtained, expressed by implied action through the cookie consent banner. The user may withdraw consent or change it in their browser settings.

10.3. Detailed information about the categories of cookies used, the purposes and periods of their processing, third parties, and how to manage cookies is set out in a separate Cookie Policy.

Operator details

Operator: OOO «Umnaya Knopka» (LLC)
Address: 420033, Republic of Tatarstan, Kazan, Saban St., 1-43
ИНН / TIN: 1658215494
OGRN: 1191690011402
Director: Latypova Alina Rafaelevna
Email: info@smartbtn.ru